ゴールデンウィークですね。明日でそれも終わり。皆さん楽しめましたか？
僕は毎年盆休み、年末年始、ＧＷのような長期のお休みの場合、最終日を出勤と決めているので、今日でお休みは終わりです。何でかって？それが自分にとって一番能率がいいからです。休み明けを準備不足で迎えると、様々なトラブルに対処できなくなり、大きく現場の仕事の段取りが狂います。それはかえって仕事の総量を増やしてしまうので、毎回半日だけ早く出てきて、現場を巡回したり、メールを送ったりと準備をするようにしているのです。
さて、そのメールですが、皆さんはどのように使っていますか？
メールはその使い方一つで、大きく仕事の能率を上げてくれてます。逆に、メールの使い方が悪いと誤解を招いたり、必要な事が伝わらなかったりしてしまいます。まさにビジネスマンにとって必須のアイテムと言えますね。
そのメール。ちょっとした工夫で、かなり印象が変わるんです。勿論まだまだ僕も成長過程ですが、今時点で僕が気をつけているメールを送る際の心がけを５つ、まとめてみました。よろしければ参考にしてください。
１，表題は検索を意識し、ちょっと長めに書く
まずはこれ、メールの表題を「発注について」とか端的な単語のみで書く人がいます。しかしこれは後から検索するときに凄く不便なんです。
１０／１５付け見積資料の数量の誤差および施工条件の確認について
僕はいつもこれぐらいの長さの表題でメールを出します。毎日何十通も来るメール。ヘッダーだけで確認して、後から読む事も多いはずです。そのときに「発注について」とか曖昧な内容だと、検索にヒットしないし、本文でヒットしても見つけにくいんですよ。最近はスマホでメールの内容を概略確認できる人も増えたので、表題の要約とキーワードのちりばめは非常に重要なのです。
２，文の最初に宛先（名前）を必ず書く。
次はこれ。これを端折る人多いですよね。メールは沢山の人に同胞する分、誰に宛てたメールかがわかりにくいと、読み飛ばされる可能性が高くなります。必ず最初に
○×建設東京支店見積部 山田課長、殿馬係長、里中様
このように書いておくと、メールソフトのヘッダーに相手の名前がまず来るので、「自分宛だ」という事がすぐに解り、すぐに読んでもらえるようになります。相手が判断しやすいメールは能率を上げる第一歩ですね。
３，文章は結論から書く
そして次はこれです。これは議論や説明の際にも重要な要素ですよね。長々と説明文が並んでいると、それだけで読み飛ばされてしまいます。先ほどの例に続けてみましょう。
１０／１５付け見積資料の数量の誤差および施工条件の確認について
○×建設東京支店見積部 山田課長、殿馬係長、里中様
先日の○○の発注の件ですが、いただいた資料についてはこのままでは見積ができません。
このように、最初に結論を書いておくと、「ああ、見積もりできないんだな」って理解してから各論に入れるのです。これだけでメールの理解度は大きく上がります。常に相手のことを考えて、素早く理解できるように伝えます。
４，話題、理由、根拠などは必ず箇条書きに
４つめは、この箇条書きです。これも話すときと同じです。特に電話では「伝えたいことは３つあるんですが」で始めると有効ですよね。
メールで説明文を書く時、長々と文章を書く人が多いのですが、まずは頭の中で自分が何を伝えたいのかを整理して、箇条書きにまとめることを心がけましょう。実例で説明すると、
１０／１５付け見積資料の数量の誤差および施工条件の確認について
○×建設東京支店見積部 山田課長、殿馬係長、里中様
先日の○○の発注の件ですが、いただいた資料についてはこのままでは見積ができません。
理由としては３点あるのですが、
１，先日受領の説明図から積算した数量と、発注書数量に一割近く差異がある。
２，付帯条件に「軽量足場は各社で」とあるが、階高・天井高の記述がない。
３，先日お聞きした工期は４月からとなっていたが、資料には６月からとなっている。
どうでしょうか。ぱっと見て、わかりやすくありませんか？
実は最初に箇条書きを使わない文章を書いて見たのですが、もう箇条書きが習慣になってしまって上手くかけませんでした。まあなによりわかりにくい事は確かです（笑）
５，返信はＲＥ：だけにしない
メールを返すときに、そのまま返信を押して書き始める人が多いですが、これも相手に何を言いたいかがわかりにくい文書の典型だと思います。
re:１０／１５付け見積資料の数量の誤差および施工条件の確認について
これでメールが返ってくるのと
追加資料送ります。re:１０／１５付け見積資料の数量誤差施工条件について
これで返ってくるのでは、どちらがわかりやすいでしょうか。
後者の方が、ぱっと見たときに「ああ、資料が来るんだ。こちらの意図が伝わったな」とわかります。相手の印象はずいぶん違うし、何より相手が「追加の資料が来てるなら安心だな。これで今日見積もりに取りかかろう」と表題だけで判断できます。表題を数文字工夫するだけで、相手の時短に寄与しているのです。
メールは時短の道具
いかがでしたでしょうか。
メールの打ち方一つで、自分も、相手も仕事の能率が上がるなら、これ以上の事は無いと思います。現場監督の時間は有限。少しでも相手にわかりやすいメールを打って、自分の時間を節約して欲しいですね。
６，その他小ネタとして
最後にこれは絶対ではないですが、僕のメールのマイルールを「箇条書き」にしてみます。
１，相手に応じて余計な挨拶は省略（お世話になっております・お疲れさまです）
２，引用文をやたらぶら下げない（re:re:re:って恥ずかしいと思います）
３，結論を最終会議で求める際はメールではなく会議案内で連絡
４，文章が長くなるときはテキストファイルを添付
５，文章で全部を説明せず、スケッチなどを添付して送る
６，相手からアイデアを引き出せるような文章を心がける。
本当はもっとあるのですが、それはまた後日に。
これらは当てはまらない職場もあると思いますので、参考になれば嬉しいですね。
